Полная административная поддержка руководителя: планирование рабочего дня, организация встреч, командировок, переговоров, презентаций;
Ведение календаря руководителя;
Обработка поступающей руководителю корреспонденции и телефонных звонков, регистрация в системе внутреннего электронного документооборота компании
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, подготовка корреспонденции к отправке почтой, экспресс-почтой, ведение деловой переписки.
Составление писем, запросов и прочих документов, необходимых руководителю.
Работа с посетителями и гостями руководителя (заказ пропусков, встреча, проводы, чай, кофе)
Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя
Самостоятельное оформление виз в различные страны, Travel-поддержка (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц) руководителя и членов семьи, организация отдыха;
Контроль личных платежей руководителя, взаимодействие с бухгалтерией
Выполнение личных поручений руководителя и членов семьи.
обязанности секретаря офиса:
Ведение делопроизводства, ведение архива (архивирование документов + ведение архива);
составление писем, служебных записок и прочих документов.
Подготовка рабочих мест для новых сотрудников, оформление пропусков (при необходимости)
Организация деловых встреч, поездок руководителя и сотрудников компании (заказ билетов, гостиниц)
Встреча посетителей, кофе-чай для гостей офиса.
Контроль выполнения поручений руководителя
Заказ канцтоваров, продуктов для офиса.
Решение внутренних организационных вопросов.
Контроль за поддержанием чистоты в офисе (при необходимости)
Условия:
График работы: с 9 до 18.00. (суббота, воскресенье -выходной)
Трудоустройство согласно ТК РФ.
на срок испытания 45 тыс. на руки.
Требования:
Опыт работы личным помощником, ассистентом руководителя у первых лиц не менее трех лет
Законченное высшее образование
Навыки по контролю и координированию (встреч, проектов и всего, что поручает руководитель)
Грамотный русский язык
Английский язык Intermediate (общение, переписка- в основном для заказа гостиниц и билетов)
Уверенный пользователь ПК и офисной техники
Соблюдение правил работы с конфиденциальной информацией
Стрессоустойчивость, неконфликтность, ответственность, пунктуальность, внимательность, вежливость, доброжелательность, честность, умение работать в режиме многозадачности, знание этикета.
Готовность к ненормированному рабочему дню (не постоянно)
Готовность быть на связи 24/7
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook , Битрикс и другие программы работы с электронной почтой.
Дата публикации
5 марта 2019 г.
Оплата рекрутеру
50% за выход + 50% по окончании гарантийного периода