Офис-менеджер

Обязанности сотрудника

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка и распределение канцелярских товаров, воды и т. д., заказ временных и постоянных пропусков, заказ спец. служб для ремонта/ ТО различного офисного оборудования, заказ офисной мебели и техники, работа с оргтехникой).
• Прием входящих звонков на рабочий телефон. Доведение полученной информации до адресатов.
• Взаимодействие с администрацией БЦ по различным вопросам.
• Работа с персоналом (уборщица).
• Отправка/получение бухгалтерских, юридических и иных документов по Почте России и посредством курьерских служб. Ведение реестра входящей/исходящей корреспонденции. Составление сопроводительных писем, описей вложений.
• Своевременное пополнение баланса Яндекс Такси, ведение реестров Яндекс GO (такси, доставка).
• Оформление командировок, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц. Ведение реестра передвижений и проживания.
• Помощь юридическому отделу: ведение реестра документооборота, печать/сканирование и распределение документации по папкам.
• Выстраивание коммуникаций с контрагентами (запрос документов, звонки/ведение деловой переписки, поиск новых контрагентов (< поиск в рамках обеспечения офиса (закупки, компании перевозок, курьерские службы и тд.).
• Выполнение различных поручений руководства. Единоразовая помощь сотрудникам в рамках деятельности компании.
• Отслеживание дней рождения сотрудников.
• Формирование запроса на получение денежных средств, самостоятельное распределение их на хозяйственные нужды офиса. Подготовка отчетности для руководства и бухгалтерии.
• Помощь с организацией корпоративных мероприятий, заказом подарков.
• Подготовка/верстка тематических открыток для компании.
• Подготовка конференц-комнаты (при необходимости).
• Ведение отчетности наличия сувенирной продукции и подарков

Требования

• умение работать с документами и электронной почтой.
• знание офисных программ Word, Excel, PowerPoint
• знание принципов работы и навыки работы с оргтехникой
• приветствуется юридическое образование (в т.ч. неоконченное)
• коммуникабельность, пунктуальность, ответственность, исполнительность. организованность, грамотная устная и письменная речь.

Условия работы

• Территориально офис: м. Нагатинская, 10 мин от метро пешком.
• Оформление в соответствии с ТК РФ
• Стабильная заработная плата без задержек, обсуждается с успешным кандидатом на личном собеседовании;
• Занятость: понедельник-пятница 9.00-18.00.