Офис-менеджер с функциями АХО

Обязанности:

• прием и распределение звонков, прием посетителей на ресепшн;
• гостеприимство - чай/кофе корпоративным клиентам офиса;
• ведение документооборота, координация получения платежной и иной документации;
• выявление потребностей звонящих в офис клиентов по телефону, первичные телефонные консультации по шаблонам предприятия, прием заявок по телефону от арендаторов, покупателей и собственников коммерческой недвижимости в соответствии с корпоративными стандартами компании, регистрация заявок в базе данных (CRM), назначение ответственных за работу с заявкой, текущее ведение базы данных;
• обеспечение бесперебойной работы офиса, в том числе заказ канцелярских товаров, техники, оборудования, построение эффективного взаимодействия с обслуживающими компаниями;
• ведение административно-хозяйственной деятельности в офисных объектах, находящихся в комплексном управлении предприятия: 1) прием заявок по обслуживанию офисов от арендаторов, формирование задач по исполнению таких заявок перед подрядчиками, составление ТЗ для подрядчиков, проверка смет, координация подписания договоров и спецификаций по видам работ, контроль исполнения задач подрядчиками, согласование с арендаторами текущих вопросов, касающихся их пребывания в офисах 2) координация выполнения плановых и внеплановых задач по эксплуатационному обслуживанию объектов силами специализированных структур и подрядчиков (обеспечения качественной уборки, комплектация сан.узлов расходными материалами, замена ламп, проведение ремонтных работ, ремонт коммуникаций и отдельных элементов зданий, озеленение, декоративное оформление и пр.), в том числе поиск и подбор исполнителей, постановка задач подрядчикам, координация согласования смет и договоров, контроль проведения работ, обеспечение доступа в объекты для подрядчиков;
• работа с почтовой корреспонденцией (почта России, курьерская почта);
• формирование отчетности;

Требования:

• высшее образование (в идеале кандидат должен иметь образование по специальности "Управление недвижимостью" или строительной специальности), в крайнем случае рассмотрим кандидата с общестроительным неоконченным высшим образованием;
• грамотная устная и письменная речь;
• отличные коммуникативные навыки, навыки делового общения;
• умение работать в режиме многозадачности;
• уверенное владение ПК, офисными программами пакета Office (MS Exсel, MS Word, MS Outlook), Internet и оргтехникой;
• навыки в сфере управления административно-хозяйственной деятельностью будут являться преимуществом;
• внимательность и точность в обращении с документами;
• доброжелательность, исполнительность, ответственность, внимательность, клиентоориентированность, коммуникабельность, умение работать на результат;

Условия:

• официальное оформление в штате с первого рабочего дня;
• график работы: 5/2, с 9.00. до 18.30., сб., вс - выходные дни (преимущественно офисного характера с периодическим посещением объектов), в основном время работы фиксированное, но при необходимости кандидат должен быть готов координировать какие-то работы на объектах во внерабочее время, например, украшение объектов к праздникам, ликвидация аварий и пр.;
• оклад фиксированный 18000 руб. + бонусы за координацию обслуживания арендаторов по итогу каждого месяца (до 7000 руб.), которые зависят от качества приема телефонных заявок (удовлетворенности менеджеров по продажам полнотой и достоверностью полученных сведений), а также качества выполнения задач по эксплуатационному обслуживанию объектов (выполнения задач в поставленные сроки, обеспечения наличия документов, отсутствие превышения бюджетов, бесперебойности работы объектов;
• оплачиваемый больничный и отпуск;
• корпоративная сотовая связь;
• комфортный офис в центре города, столовая и кафе в бизнес-центре;